Der Sponsor hat bezahlt. Warum fehlt seine Werbung noch?

Dienstagmorgen, eine Nachricht im Postfach des Vereins. Ein örtlicher Handwerksbetrieb hat vor vier Monaten ein Sponsoringpaket gebucht. Dazu gehören eine Werbebande am Sportplatz, das Firmenlogo auf der Vereinswebsite und zwei Beiträge auf den Social-Media-Kanälen.

Die Rechnung wurde bezahlt. Aber auf der Website steht der Sponsor noch immer nicht. Die zweite Veröffentlichung ist ebenfalls ausgeblieben. Jetzt fragt der Geschäftsführer nach, wann die vereinbarten Leistungen umgesetzt werden.

Der folgende Fall ist fiktiv. Er bündelt typische organisatorische Probleme, die entstehen können, wenn Sponsoring im Ehrenamt auf mehrere Personen verteilt ist. Er beschreibt keinen konkreten Verein und keinen tatsächlichen Kunden von HeySponsor.

Wie ein überschaubarer Sponsoringvertrag zum Problem wird

Im Beispielverein kümmert sich ein Vorstandsmitglied um neue Sponsoren. Der Kassierer stellt Rechnungen. Ein Trainer betreut die Social-Media-Kanäle, und die Website pflegt eine weitere Person.

Beim Vertragsabschluss läuft alles unkompliziert. Das Unternehmen sagt zu, der Verein bedankt sich und schickt die Rechnung. Die Werbebande wird rechtzeitig angebracht.

Dann beginnt die Saison. Im Vorstand stehen Spielbetrieb, Turniere, Platzpflege und Personalfragen an. Das Sponsoringpaket liegt als PDF in einem privaten E-Mail-Postfach. Die Logo-Datei wurde einmal per Messenger weitergeleitet. Wer den Webseiteneintrag übernehmen sollte, ist nicht eindeutig festgelegt.

Als die Nachricht des Sponsors eintrifft, müssen drei Personen nachsehen, was überhaupt vereinbart war. Niemand kann auf Anhieb sagen, ob die beiden Social-Media-Beiträge zugesagt, vorbereitet oder schon veröffentlicht wurden.

Der Sponsor erlebt dabei vor allem eines: Er muss seinem Geld und den vereinbarten Leistungen selbst hinterherlaufen.

Der eigentliche Engpass ist die fehlende Übersicht

Die meisten Vereine kennen ihre Sponsoren persönlich. Oft bestehen die Partnerschaften über Jahre. Das schützt allerdings nicht davor, Aufgaben zu übersehen. Mit jeder zusätzlichen Werbefläche und jedem neuen Ansprechpartner wächst die Zahl der offenen Zusagen.

Ein Sponsoringvertrag enthält häufig mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Terminen. Die Rechnung ist nur eine davon. Weitere Aufgaben können sein:

• Werbemittel und Logo vom Unternehmen anfordern.
• Eine Bande produzieren lassen und den Standort dokumentieren.
• Das Firmenlogo auf der Website veröffentlichen.
• Einen vereinbarten Beitrag auf Social Media einplanen.
• Vor Vertragsende rechtzeitig über die Verlängerung sprechen.

Wer diese Punkte ausschließlich über E-Mails und einzelne Kalender organisiert, kann leicht den Zusammenhang verlieren. Die entscheidende Information lautet nicht nur „Firma Müller ist Sponsor“. Wichtig ist, was zugesagt wurde, wer es erledigt und bis wann.

Wie der Verein den Musterfall lösen kann

Nach der Beschwerde prüft der Vorstand den Vertrag und spricht offen mit dem Unternehmen. Der fehlende Webseiteneintrag wird nachgeholt. Für den noch offenen Social-Media-Beitrag vereinbaren beide Seiten einen konkreten Veröffentlichungstermin. Der Verein bestätigt die Absprachen schriftlich.

Anschließend ordnet der Verein seine Sponsorenverwaltung neu. Dafür braucht es zunächst einen einfachen, verbindlichen Ablauf.

1. Zu jedem Sponsor gehört ein vollständiger Vorgang

Zum Unternehmen werden Ansprechpartner, Kontaktdaten, Vertragsdokumente, Laufzeit und vereinbarte Sponsoringbeträge an einem Ort hinterlegt. Die einzelnen Gegenleistungen werden so beschrieben, dass auch eine andere Person sie umsetzen kann.

„Onlinewerbung“ ist als Aufgabenbeschreibung zu ungenau. „Firmenlogo mit Verlinkung auf der Sponsoren-Unterseite vom 1. August bis 30. Juni“ ist deutlich nachvollziehbarer.

2. Jede Leistung bekommt eine verantwortliche Person

Wer die Vereinbarung abschließt, muss die Werbeleistung nicht zwangsläufig selbst ausführen. Dennoch sollte für jeden Punkt feststehen, wer zuständig ist. Der Sponsoringverantwortliche kann so prüfen, ob die Zusagen eingehalten werden, ohne jede Aufgabe selbst übernehmen zu müssen.

3. Termine werden vor der Fälligkeit sichtbar

Das betrifft die Veröffentlichung von Werbemitteln ebenso wie auslaufende Verträge. Wenn ein Sponsoringvertrag am Saisonende endet, sollte das Verlängerungsgespräch nicht erst nach Vertragsablauf beginnen.

4. Erledigte Leistungen werden nachvollziehbar dokumentiert

Bei der Werbebande kann ein Foto hilfreich sein. Bei Social Media lässt sich der veröffentlichte Beitrag verlinken. Beim Website-Logo genügt oft der Link zur Seite. So können Verantwortliche bei Rückfragen schnell erklären, was bereits umgesetzt wurde.

Was bedeutet das bei 15, 30 oder 50 Sponsoren?

Ein einzelner Sponsor mit drei Werbeleistungen ist meist gut überschaubar. Bei vielen Partnern, unterschiedlichen Laufzeiten und wechselnden Zuständigkeiten wird die Betreuung deutlich aufwendiger.

Ein einfaches Rechenbeispiel: Hat ein Verein 30 Sponsoren mit jeweils vier vereinbarten Leistungen, müssen über den Vertragszeitraum insgesamt 120 einzelne Leistungen organisiert werden. Das sind beispielhafte Annahmen, keine erhobenen Vereinsdaten. Hinzu kommen Rückfragen, Angebote, Rechnungen und Verlängerungsgespräche.

Die Zahl zeigt, weshalb eine reine Namensliste für die praktische Sponsorenbetreuung häufig nicht ausreicht.

Wie Clubvermarktung.de die Sponsorenarbeit strukturieren kann

Clubvermarktung.de ist für Vereine gedacht, die ihre Sponsoringaktivitäten zentral organisieren möchten. Sponsorenkontakte, Werbeflächen, Angebote, Verträge und Aufgaben lassen sich in einem gemeinsamen Arbeitsablauf verwalten.

Für den Musterverein bedeutet das: Beim Abschluss einer Partnerschaft werden die vereinbarten Leistungen erfasst und Zuständigkeiten zugeordnet. Die Verantwortlichen können den Stand der Aufgaben nachvollziehen und haben die wesentlichen Vertragsinformationen für Rückfragen zur Hand.

Ein digitales Werkzeug nimmt dem Verein die Betreuung nicht ab. Es macht aber sichtbar, welche Zusagen noch offen sind. Das ist vor allem hilfreich, wenn mehrere Ehrenamtliche zusammenarbeiten oder Vorstandsämter neu besetzt werden.

Wer zunächst entscheiden möchte, ob die bisherige Arbeitsweise noch ausreicht, findet im bereits veröffentlichten Akademieartikel „Sponsorenverwaltung: Excel oder Software?“ eine allgemeine Einordnung. Der hier beschriebene Praxisfall geht einen Schritt weiter und zeigt den konkreten organisatorischen Ablauf.

Drei Fragen, die du heute im Verein stellen kannst

Kannst du innerhalb weniger Minuten nachvollziehen, welche Werbeleistungen einem bestimmten Sponsor noch zustehen? Ist für jede offene Aufgabe eine Person zuständig? Und weiß der Verein rechtzeitig, wann die nächsten Sponsoringverträge auslaufen?

Wenn diese Fragen im Alltag erst durch Telefonate und das Durchsuchen mehrerer Postfächer beantwortet werden können, lohnt sich eine Überarbeitung der Sponsorenverwaltung.

Clubvermarktung.de 14 Tage kostenlos testen und anhand deiner eigenen Sponsorenverträge prüfen, wie sich Angebote, Leistungen und Aufgaben übersichtlich organisieren lassen.

Hinweis: Der Musterfall ist erfunden und dient ausschließlich zur Veranschaulichung.

Patrick SchmidtGründer von HeySponsor

Ich verbinde Sport und Wirtschaft und unterstütze Vereine bei Sponsoring, Vermarktung und Ausrüstung. Mehr über mich